SECRETAIRE DE DIRECTION H/F

août 29, 2018 dans Actualité, Emploi par admin

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DERNIER DÉLAI DE SOUMISSION DES CANDIDATURES LE 30/08/2018

Type de poste : CDI
Localisation : PARIS
Date de prise de fonction : 03/09/2018
Rémunération : SELON PROFIL
Date limite de candidature : Jeudi 30 Août 2018

 

L’Institut du monde arabe a été conçu pour établir des liens forts et durables entre les cultures pour ainsi cultiver un véritable dialogue entre le monde arabe, la France et l’Europe. Cet espace pluridisciplinaire est un lieu privilégié d’élaboration de projets culturels, bien souvent pensés en collaboration avec les institutions, les créateurs et les penseurs du monde arabe.

Dans le cadre d’un remplacement, l’Institut du monde arabe recrute en contrat à durée indéterminée un(e) Secrétaire de Direction. Ce poste est rattaché au Chef de service des actions éducatives ainsi qu’au Chef de service de la Communication, du Marketing et du Numérique. Vos principales missions seront les suivantes :

Missions :

Assurer le secrétariat et la gestion budgétaire du service des actions éducatives et de la direction de la communication. Le poste sera rattaché conjointement aux deux entités.

ACTIVITES PRINCIPALES :

Secrétariat

  • Missions de secrétariat classiques : accueil physique et téléphonique, rédaction de courrier et de comptes rendus, gestion d’agendas, gestion de fournitures, archivage
  • Gestion et actualisation de bases de données, notamment liées au logiciel de billetterie

Budget

  • Engagement des bons de commande des deux entités, suivi et  rapprochement des factures.
  • Suivi de premier niveau de la consommation du budget

Gestion

  • Participation à l’élaboration de tableaux de bord de suivi d’activité
  • Correspondance avec les partenaires, fournisseurs, clients pour assurer la gestion administrative de certains dossiers (préparation et suivi des contrats et marchés)
  • Gestion administrative de certains projets simples (ex : expositions pédagogiques itinérantes)

ACTIVITES CONNEXES

En fonction des besoins, contribution à l’organisation d’événements ou à la promotion d’activités.

Coordination des informations pour la planification des actions éducatives dans le logiciel de billetterie

Cette liste de tâches est indicative et non exhaustive.

Profil :

  • Expérience de 3 ans minimum sur un poste similaire
  • Expérience dans la gestion budgétaire opérationnelle
  • Sens de l’organisation et rigueur dans les suivis des projets
  • Excellent relationnel
  • Capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois
  • Capacité à s’intégrer rapidement et à comprendre les enjeux de la mission
  • Bon niveau de culture générale dans les domaines culturels
  • Maîtrise des logiciels du Pack Office

 

Pour envoyer votre candidature, cliquez sur le lien suivant : https://www.imarabe.org/fr/recrutement/offre-cdi/secretaire-de-direction-hf-3